MANAJEMEN OPERASIONAL ENGINEERING GEDUNG

Dalam manajemen operasional engineering bertujuan untuk memberikan suatu panduan menjalankan bagian engineering maintenance dari suatu gedung komersil, dimana hal-hal yang perlu diperhatikan terebut adalah sebagai berikut ;

1.0.	Setiap hari bagian administrasi engineering harus memeriksa jadwal perawatan berkala dan menyusun rencana kerja setiap bulan beserta material dan peralatan yang diperlukan. Disamping hal tersebut diatas, bagian administrasi engineering juga bertugas untuk memonitor / memeriksa daftar Surat Perintah Kerja yang telah dikeluarkan dan memberi tanda atas pekerjaan-pekerjaan yang belum diselesaikan.
2.0.	Setiap penugasan kepada teknisi (service & repair) harus diinstruksikan secara tertulis dengan memakai formulir Surat Perintah Kerja / Work Order agar teknisi betul-betul mengerti tugas yang akan dikerjakan dan kemudian dapat disimpan di Maintenance Fille dari peralatan yang bersangkutan. Dengan melaksanakan hal ini maka data-data operasi dari setiap mesin tidak hilang dan dan dapat dilihat setiap saat untuk di-evaluasi bila terjadi kerusakan.
3.0.	Setiap hari semua peralatan-peralatan utama harus dimonitor dengan memeriksa dan mencatat data operasi pada formulir yang telah disediakan sebelumnya dan melaporkan dengan segera secara tertulis dalam Form “Laporan Kerusakan atau “Damage Report Form”.
4.0.	Demikian juga check-list untuk Perawatan mesin-mesin agar dibuatkan secara tertulis dalam bentuk formulir. Setelah selesai dilaksanakan, teknisi / supervisor diwajibkan menulis pada tempat yang disediakan hal-hal yang memerlukan penanganan dengan segera (bila ada kelainan-kelainan) dan diserahkan kepada pimpinan untuk diperiksa dan disimpan di Maintenance File mesin yang bersangkutan. Note: Check List untuk perawatan harus dievaluasi dan direvisi sesuai dengan umur dan kondisi peralatan.
5.0.	Jadwal Pengoperasian Peralatan Gedung Harus disusun secara rinci jadwal pengoperasian (on & off) peralatan-peralatan utama (contoh untuk menghindari pemakaian energi listrik / maupun air yang berlebihan).
6.0.	Inspeksi Bersama Minimal satu kali dalam sebulan harus melakukan inspeksi bersama ke lapangan untuk memonitor keadaan yang sebenarnya dan mencatat hal-hal yang perlu diperbaiki atau ditindaklanjuti.
7.0.	Rapat Koordinasi Minimal satu kali dalam sebulan harus menyelenggarakan rapat koordinasi untuk membahas status pekerjaan-pekerjaan yang belum selesai maupun pekerjaan-pekerjaan baru (yang didapat dari inspeksi bersama 6.0.  diatas)
8.0.	Equipment Operation Manual Cara menjalankan dan mematikan peralatan utama harus disediakan secara tertulis dengan bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti untuk dilaksanakan, terutama untuk:
	a.	Mengoperasikan Emergency Generator secara otomatis dan manual
	b.	Prosedur yang harus dilakukan bila interlock antara PLN dan Emergency Generator tidak bisa secara otomatis
	c.	Prosedur mengoperasikan panel tegangan menengah
	d.	Prosedur mengoperasikan pompa pemadam api
	e.	Prosedur mengoperasikan panel utama fire alarm
	f.	Prosedur mengeluarkan penumpang lift yang terperangkap
	g.	Prosedur mengoperasikan lift dengan engkol dari ruang mesin
	h.	Prosedur mengoperasikan peralatan A/C seperti Chilker, dll.
9.0.	Standard Operation Prosedure (S.O.P) Management harus mengeluarkan S.O.P. untuk dipergunakan sebagai petunjuk pelaksanaan mutu pekerjaan seperti untuk:
	a.	S.O.P. untuk plant rooms
	b.	S.O.P. untuk peralatan-peralatan utama
	c.	S.O.P. untuk mematikan dan menjalankan peralatan-peralatan.
10.0	Daftar Permintaan Pekerjaan (Worked Request List). Setiap permintaan pekerjaan harus dicatat terlebihdahulu (dalam computer database atau log sheet) setiap hari oleh Bagian Administrasi Engineering dan kemudian memeriksanya setiap hari untuk memonitor progress dan memastikan tidak ada perkerjaan yang terlupakan.
11.0.	Bench Marking Data operasionil agar didata dan dievaluasi setiap tahun untuk dijadikan bahan acuan atau bench marking seperti:
	a.	Pemakaian energi listrik (KwH) per meter persegi  per bulan atau per tahun
	b	Beban listrik (dalam volt-ampere) per meter persegi
	c.	Pemakaian energi air per meter persegi per bulan
	d.	Pemakaian energi listrik untuk peralatan-peralatan utama seperti chiller, lampu, pompa dan lift
	e.	Maintenance Cost untuk peralatan-peralatan utama seperti chiller, lift, pompa-pompa, dll.
	f.	Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekrjaan sperti mengganti lampu yang rusak, ganti oli genset, ganti seal pompa, service ac dll.
12.0.	Laporan Bulanan Setiap bulan harus dikeluarkan laporan rutin yang berisi antara lain:
	a.	Total Pemakaian energi listrik (contoh tabel Lampiran No. 7) untuk tenant dan building facilities (common area)
	b.	Total pemakaian energi air untuk tenant dan building facilities
	c.	Laporan kejadian-kejadian (bila ada):
		c1.			Blackout PLN
		c2.			Machinery Breakdown
		c3.			Kegiatan pekerjaan perawatan dan perbaikan
		c4.			Rencana kerja pada bulan berikutnya
		c5.			Pekerjaan yang tertunda dari rencana kerja bulan sebelumnya.
13.0.	Filing dan Dokumentasi.
		a. Semua data–data operasi dari mulai service, perbaikan, modifikasi, instalasi baru harus disimpan dengan baik pada file dari peralatan yang bersangkutan.Umpamanya.file genset no1 harus disimpan pada folder file genset no.1.
		b.Semua dokumentasi teknik seperti gambar2 pada waktu konstruksi, dokumen spesifikasi, dokumen perencanaan, dokumen testing commissioning data sheet,as built drawing, factory manual.operation and maintenance manual harus disimpan dengan baik dan sewaktu waktu dapat dilihat dengan mudah bila ada yang memerlukan. Satu set dari operation and maintenance manual harus disediakan diruang engineering sedangkan yang asli disimpan di central file.
14.0.	Training Setiap tahun harus disusun jadwal pelatihan untuk semua tingkatan dari mulai level bawah sampai pimpinan.  Materi latihan harus meliputi antara lain (in-house atau keluar):
	a.	Preventive Maintenance
	b.	Kepemimpinan
	c.	Safety
	d.	Peningkatan pengetahuan:
		d1.		Air Conditioning
		d2.		Sistim Listrik
		d3.		Sistim Mekanikal
		d4.		Bahasa Inggris
15.0.	Petunjuk  cara operasi peralatan2 utama agar ditempatkan sedekat mungkin dengan lokasi peralatan terpasang.
16.0.	Gambar2 skematik sistim distribusi listrik,plambing,air conditioning, mekanikal, fire service & alarm agar ditempelkan pada tembok dari ruangan dimana peralatan-peralatan tersebut berlokasi.
17.0.	Setiap panel listrik harus dilengkapi dengan gambar diagram sehingga memudahkan pemeriksaan  bila ada kerusakan.

18.0.	SUKU CADANG (SPARE PARTS)
	18.1	Pada tahun-tahun pertama pengadaan suku cadang cukup yang rutin saja (seperti filter, vee belt, fuse) karena mesin-mesin masih baru dan masih garansi.
		Sesudah tahun pertama memasuki tahun kedua pengadaan suku cadang sudah mulai diperbanyak jenisnya, seperti:
		a	Motor listrik untuk peralatan vital yang tidak mempunyai stand-by unit
		b	Contractors
		c	Cables for electrical, telephone, etc
		d	Lightings
		e	Bearing untuk elevator
		f	Flexible coupling untuk pompa-pompa
		g	Flexible joints.
	18.2	Jumlah dari tiap-tiap jenis disesuaikan dengan:
		a		Jumlah peralatan
		b		Frequency pemakaian atau penggantian
		c		Waktu yang diperlukan untuk memesan barang tersebut.
	18.3	Gudang Material
		a		Tempat penyimpanan suku cadang dan tools
		b		Semua suku cadang maupun material apa saja harus dimasukkan kedalam kartu stock (stock card)
		c		Setiap satu jenis barang memiliki satu kartu stock.